Je gaat samenwerken met een nieuw bedrijf. Of je ontvangt een factuur van een partij die je niet kent. Doe je dan gewoon zaken, of check je eerst even wie je voor je hebt?
Slim ondernemen begint met weten met wie je zakendoet.
Waarom een bedrijfscheck geen overbodige luxe is
Fraude is van alle tijden, maar de digitale wereld maakt het voor fraudeurs veel makkelijker om mensen te bedriegen. Jaarlijks rapporteren slachtoffers honderden miljoenen euro's aan fraudeschade bij de Fraudehelpdesk — en dat is alleen wat gemeld wordt.
Het werkelijke bedrag ligt vermoedelijk nog hoger. En het treft niet alleen grote corporates.
Spookfacturen en zakelijke fraude komen vaak voor in het mkb en kunnen aanzienlijke financiële schade veroorzaken. Als ZZP'er of mkb-ondernemer ben je dus net zo goed doelwit. Misschien zelfs meer, want grote bedrijven hebben vaak een hele afdeling die facturen checkt. Jij doet het er even bij, tussen de andere taken door.
In de afgelopen twaalf maanden werd maar liefst 78 procent van de bedrijven getroffen door fraude. In 2023/2024 was dat nog 69 procent (bron: Allianz Trade Fraude Barometer 2024). De trend gaat dus de verkeerde kant op.
En het gaat niet alleen om buitenstaanders. Fraude wordt nog steeds het vaakst gepleegd door eigen werknemers. Dat concludeert het trendrapport van Allianz Trade van 2024, gehouden in Nederland en België. Van de deelnemende ondernemingen had 56% te maken met fraude(pogingen) door eigen werknemers (bron: Allianz Trade Fraude Barometer 2024).
Genoeg reden om serieus te zijn over hoe je bedrijven checkt.
Stap 1: Controleer de KvK-inschrijving
De eerste en meest basale stap. Bestaat het bedrijf überhaupt?
Het Handelsregister is de openbare basisregistratie waarin bedrijven en organisaties in Nederland verplicht ingeschreven staan. In het Handelsregister zie je met wie je te maken hebt, wie er besluiten mag nemen of contracten mag tekenen. Ook kun je er zien of een bedrijf failliet is.
Dat is al heel wat informatie voor een simpele check.
Alle bedrijven en organisaties in Nederland staan in het Handelsregister. Van bv tot vereniging, van vof tot stichting. Sla je die controle over, dan heb je meer kans op nare verrassingen. Bijvoorbeeld als een geloofwaardige webshop helemaal niet blijkt te bestaan nadat je hebt betaald.
Je kunt op kvk.nl zoeken op bedrijfsnaam of KvK-nummer. Dat is gratis. Elke inschrijving krijgt een uniek KVK-nummer. Je kunt bedrijven en organisaties in het Handelsregister zoeken op handelsnaam, adres of KVK-nummer. Deze basisinformatie kun je gratis vinden.
Let op: controleer altijd of de naam op de factuur exact overeenkomt met de naam in het Handelsregister. Één letter verschil kan betekenen dat je met een ander — of nepbedrijf — te maken hebt.
Op BedrijfsCheck.com kun je snel en eenvoudig de KvK-gegevens van een bedrijf opvragen. Dat scheelt je meteen het zoeken in verschillende registers.
Snel een bedrijf checken? Geen account nodig — zoek direct op naam of KvK-nummer →
Stap 2: Check wie er mag tekenen
Een KvK-inschrijving checken is één ding. Maar weet jij ook of de persoon die een contract ondertekent, daar ook echt bevoegd voor is?
Mensen die tekenbevoegd zijn, mogen namens een bedrijf of organisatie bepaalde taken uitvoeren, zoals het ondertekenen van contracten, aankopen of leveringen doen. Het verschilt per rechtsvorm wie er tekenbevoegd kan zijn. Op het uittreksel kun je zien wie er namens het bedrijf of de organisatie mag tekenen.
Dit klinkt als een formaliteit, maar het is dat echt niet. Controleer of de gegevens in het contract hetzelfde zijn als in het Handelsregister. Staan de juiste naam en het juiste KvK-nummer van je zakenpartner erin, en is die inderdaad de juiste persoon om een handtekening te zetten?
Een contract met iemand die niet tekenbevoegd is, kan juridisch ongeldig zijn. Dan sta jij met lege handen als het misgaat.
Bij de Kamer van Koophandel kun je zien wie de bevoegde personen zijn om een overeenkomst te tekenen. Het is verstandig dit goed te checken, zodat je zeker weet dat jouw overeenkomst rechtsgeldig is doordat voldoende bevoegde personen getekend hebben.
Stap 3: Kijk naar de financiële gezondheid
Een bedrijf dat bestaat en tekenbevoegde directeuren heeft, is nog geen garantie dat het financieel gezond is. Je wilt niet maanden werk voorfinancieren voor een klant die daarna failliet gaat.
Een jaarrekening geeft inzicht in financiële ontwikkeling, kredietwaardigheid en financiële positie van een onderneming. Als je zakenpartner de jaarrekening heeft gedeponeerd, kun je deze bestellen bij de KvK.
In Nederland kan in principe iedereen een jaarrekening opvragen van bedrijven die verplicht zijn deze te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Je hebt geen speciale relatie met het bedrijf nodig en hoeft je verzoek niet te motiveren. Deze openbare toegankelijkheid geldt voor particulieren, ondernemers, investeerders en onderzoekers.
Wat zoek je in zo'n jaarrekening? Als een bedrijf zonder moeite alle lopende schulden kan afbetalen, noem je dat een 'gezond' bedrijf. Dit stel je vast met de hulp van een paar cijfers uit de jaarrekening. Er is een snelle manier om te controleren of je zakenpartner 'gezond' is. Tel de vlottende activa en de liquide middelen bij elkaar op. Dat getal deel je door het kort vreemd vermogen. Komt daar een getal uit dat hoger is dan 1,2 of zelfs 1,5? Dan is dat een teken dat het bedrijf gezond is. Bij een uitkomst onder de 1 is dat niet zo.
Je hoeft geen accountant te zijn om dat te berekenen.
Tip: bel altijd even naar een bij jou bekend nummer van het bedrijf als je twijfelt aan de financiële situatie. Nieuw rekeningnummer op een factuur? Altijd dubbelchecken.
Via BedrijfsCheck.com kun je de kredietwaardigheid van een bedrijf bekijken, zonder dat je zelf door jaarrekeningen hoeft te spitten.
Stap 4: Herken spookfacturen
Een van de meest voorkomende vormen van zakelijke fraude. Spookfactuurfraude betreft het versturen van valse facturen voor nooit geleverde goederen of diensten, met als doel bedrijven of overheden te laten betalen. Het is een vorm van oplichting waarbij de verzender zich vaak voordoet als een vertrouwde organisatie, gebruikmakend van bekende logo's.
De schade die ondernemers hierdoor lijden, schatte een woordvoerder van de Fraudehelpdesk in de Volkskrant eerder op zo'n vierhonderd miljoen euro per jaar (bron: Fraudehelpdesk via Volkskrant).
Hoe herken je zo'n spookfactuur? Let op deze signalen:
- Je hebt niets besteld bij het bedrijf dat de factuur stuurt. De tekst van de factuur meldt in kleine lettertjes dat het gaat om een aanbieding.
- De afzender doet zich voor als een vertrouwd bedrijf. Vaak wordt er een gevoel van urgentie gecreëerd door te vermelden dat een registratie verloopt als een betaling niet voor een bepaalde datum is ontvangen.
- Het bedrijf wijzigt zijn bankrekening, naar bijvoorbeeld een buitenlandse rekening, zonder verdere communicatie. Contactgegevens die ineens gewijzigd zijn, kunnen ook een indicatie zijn.
Wat doe je als je twijfelt? Mocht je een bedrijf niet vertrouwen, raadpleeg dan openbare registers zoals het Handelsregister van KVK. En check bij de Fraudehelpdesk of er meldingen over het bedrijf bekend zijn.
Voorkom dat je de dupe wordt van spookfacturen en acquisitiefraude door goed te letten op het volgende: zet nooit je handtekening onder een overeenkomst die je niet vertrouwt. Doe nooit mondelinge toezeggingen en laat alles wat je wél zegt, door de verkopende partij zwart op wit zetten.
Stap 5: Controleer ook je eigen KvK-gegevens
Even een andere invalshoek. Hoe staat jouw eigen bedrijf erin?
Wist je dat 42 procent van de ondernemers zelden of nooit de eigen gegevens in het Handelsregister controleert (bron: KvK Ondernemerspanel)? Dat is bijna de helft.
En het gevolg? Klanten en leveranciers kunnen afhaken omdat ze je niet vertrouwen, zodra ze zien dat je informatie in het Handelsregister niet klopt met de werkelijkheid.
Slechts zeven procent van de ondernemers controleert zijn gegevens vaker dan één keer per jaar, meldt de KVK (bron: KvK Ondernemerspanel). Negentien procent doet dit jaarlijks en ongeveer 27 procent kijkt alleen bij een wijziging of de registratie nog klopt.
Dat betekent dat een groot deel van de ondernemers jarenlang met verouderde gegevens rondloopt. Zorg dat je gegevens in het Handelsregister up-to-date zijn, dat is beter voor de business. Want opdrachtgevers, banken en verzekeraars gebruiken die gegevens om jouw bedrijf te beoordelen.
Log altijd regelmatig in op Mijn KVK om je gegevens te controleren.
Stap 6: Doe een digitale check buiten de KvK om
De KvK is een goede basis, maar niet het enige wat je kunt doen.
Via Google kun je deels zelf de kredietwaardigheid checken van bedrijven. Verder is het soms ook bekend als een bedrijf er een potje van maakt. Door even te googelen naar een bedrijf en je niet te beperken tot de eerste zoekresultaten, kun je soms al heel wat te weten komen.
Zoek op de bedrijfsnaam plus woorden als "oplichting", "klacht" of "ervaringen". Je ziet al snel of er verhalen de ronde doen.
Kijk ook naar:
- De website van het bedrijf. Is die professioneel? Staat er een adres en KvK-nummer op?
- LinkedIn. Bestaan de medewerkers? Kloppen de verhalen?
- Reviews op Google of Trustpilot.
- Bij het Kadaster kun je online uittreksels opvragen en zo inzien of het bedrijf vastgoed in bezit heeft.
Dat laatste is interessant als je met een groter bedrijf samenwerkt dat aanzienlijke orders plaatst.
Traditionele vormen van fraude zoals uitkerings- en belastingfraude blijven stabiel of dalen licht, terwijl digitale fraude zoals phishing, marktplaatsfraude en bankhelpdeskfraude sterk toeneemt. De dreiging verplaatst zich dus steeds meer naar online.
Wanneer moet je een bedrijf checken?
Niet elk zakelijk contact vraagt om een uitgebreide due diligence. Maar er zijn situaties waarbij je dat wel degelijk moet doen:
- Bij een nieuwe leverancier die grote bedragen in rekening brengt
- Bij een nieuwe klant die op rekening wil kopen
- Bij een onbekende factuur die ineens binnenkomt
- Als een bestaande zakenrelatie plotseling van rekeningnummer wijzigt
- Bij een samenwerking of joint venture
Openstaande facturen zijn een gevaar voor de continuïteit van jouw bedrijf en beïnvloeden ook jouw kredietscore. Doe daarom altijd een kredietwaardigheidscheck op jouw klanten.
Natuurlijk kun je eenmalig een creditcheck laten uitvoeren als je onraad ruikt. Maar beter is het om het een vaste plek te geven in je verkoopproces. Zo verklein je de kans dat je voor vervelende verrassingen komt te staan.
Wat kun je doen als je slachtoffer bent?
Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan het toch misgaan. Wat doe je dan?
- Betaal nooit een spookfactuur zonder te checken of je echt iets besteld hebt
- Doe aangifte bij de politie. Dat kan online of op het bureau. Hoe sneller je dit doet, hoe groter de kans dat er iets mee gedaan kan worden
- Meld het bij de Fraudehelpdesk — zij houden bij welke bedrijven vaker opduiken en waarschuwen andere ondernemers
- Neem contact op met je bank als je al hebt betaald. In sommige gevallen kan een betaling nog worden teruggedraaid, zeker als je snel bent
- Bewaar al het bewijs — facturen, e-mails, WhatsApp-berichten, contracten. Alles wat je hebt, kan helpen bij een onderzoek
- Schakel juridisch advies in als het om grotere bedragen gaat. Een jurist kan beoordelen of je een civiele procedure kunt starten om je geld terug te krijgen
Voorkomen is uiteraard beter dan genezen. Door vooraf een bedrijfscheck te doen, verklein je de kans dat je überhaupt in deze situatie terechtkomt.
Alles zelf doen, of slim uitbesteden?
Je kunt elke stap uit deze gids handmatig doorlopen. KvK opzoeken, jaarrekeningen bestellen, Google doorploegen, het Insolventieregister checken. Dat werkt prima als je het één keer per maand doet.
Maar als je regelmatig nieuwe klanten of leveranciers aanneemt — en zeker als je in een sector werkt waar de Wwft van toepassing is — dan wil je dit proces stroomlijnen.
BedrijfsCheck.com combineert alle stappen uit deze gids in één overzicht. KvK-gegevens, insolventiecheck, BTW-validatie en een Trust Score van 0 tot 100. Je voert een bedrijfsnaam of KvK-nummer in en ziet binnen tien seconden hoe een bedrijf ervoor staat.
Geen losse registers meer langslopen. Geen handmatige berekeningen. Gewoon één helder overzicht.
Samenvatting: de 6 stappen om een bedrijf te checken
| Stap | Wat doe je | Waar | |------|-----------|------| | 1 | KvK-inschrijving controleren | KvK Handelsregister of BedrijfsCheck.com | | 2 | Tekenbevoegdheid checken | KvK-uittreksel | | 3 | Financiële gezondheid bekijken | Jaarrekening via KvK of BedrijfsCheck.com | | 4 | Spookfacturen herkennen | Fraudehelpdesk | | 5 | Eigen gegevens controleren | Mijn KVK | | 6 | Digitale check doen | Google, LinkedIn, Trustpilot, Kadaster |
Hoe meer van deze stappen je doorloopt, hoe kleiner het risico. En hoe rustiger je kunt ondernemen.
Wil je weten of een bedrijf betrouwbaar is? Check het gratis op BedrijfsCheck.com — KvK-nummer invoeren, 10 seconden wachten, klaar.
